Управляйте задачами, а не временем
Ничего не успеваете? Это вовсе не потому, что вы не осилили эту волшебную штуку под названием "тайм-менеджемент", которая по сути является очередным мифом. Почему? Потому что на самом деле вы не можете "управлять" временем. Без разницы кем вы являетесь и что вы делаете, для вас существует всё те же 24 часа в сутках, что и для остальных. Однако же, некоторые умудряются успевать сделать больше за тот же промежуток времени, что и другие, успевая при этом спать, есть и отдыхать.
Основная причина того, что вы чего-то не успеваете, это не время, а ваш список задач. Если, просматривая его, вы впадаете в уныние, это скорее всего говорит о том, что вы не разбиваете ваши задачи на небольшие части. Это означает, что вам нужно управлять не временем, а задачами. Например, если расстраивающая строка в вашем todo-списке звучит как "подготовить 3 макета сайта для клиента", то, похоже, вы слишком размыто описали задачу. и ваш мозг не в состоянии переварить, что же от вас конкретно требуется.
Попробуйте разбивать подобные задачи на маленькие мини-задачки. Детализируйте ваш todo-список так, чтобы глядя на любую задачу в нём, вы не впадали в уныние, а чётко представляли себе, какие конкретные действия вам нужно совершить, чтобы задача считалась выполненной. В некоторых ситуациях сам процесс разбивания задачи на части может занять у вас не один час, поэтому заранее настройтесь и подойдите к делу со всей ответственностью. При этом учитывайте ещё один момент: выполнение нескольких похожих друг на друга задач параллельно обычно происходит быстрее, нежели выполнение их последовательно. Если у вас есть задачи, которые можно объединить в одну группу, делайте это.
Насколько маленькими буду ваши подзадачи, на которые вы будете разбивать большую задачу, целиком и полностью зависит от конкретной разбиваемой задачи и от того, кто это делает. К примеру, приведённая выше задача "подготовить 3 макета сайта для клиента" может быть разбита на кусочки уровня "сделать эскиз шапки первого макета". Такой формулировки для одного человека будет более чем достаточно, чтобы задача перестала казаться невыполнимой, в то время как для другого нужно продолжать уменьшать размер подзадачи. Даже если вы дойдёте до "сесть за стол и включить компьютер", ничего страшного, если это необходимо для того, чтобы вы добились ощущения "выполнимости" задачи. Каким бы глупым это вам сперва не показалось, вскоре вы поймёте, что это стоит того.
Ещё одна полезный и знакомый многим приём. Это, конечно, "не управление временем", но нечто близкое по смыслу, что мы, простые смертные, можем себе позволить. Вместо того, чтобы упереться в одну задачу, что называется, "до победного конца", попробуйте сделать следующее. Заведите себе будильник, который будет срабатывать через равные интервалы времени, сигнализируя вам о том, что пора переключиться на другую задачу. Далее, как только будильник сработал, на какой бы стадии решения текущей задачи вы ни находились, вы должны тут же прервать работу и переключиться на другую задачу. Тут ключевой момент заключается в словах "тут же": если вы выбрали себе интервал в 20 минут, то они ни под каким предлогом не должны превращаться в 25 и больше! Это очень полезный и показательный способ "управлять" временем. Ведь, если вы не в состоянии удерживать себя в рамках на таких коротких промежутках, то о чём может дальше идти речь?
Однако иногда у вас в todo-списке могут появляться задачи, которым по тем или иным причинам никогда не суждено быть решенными. Они будут висеть и изо дня в день таращиться на вас из вашего списка, доставляя дискомфорт, который, в свою очередь, сам по себе способен загнать вас в угол так, что вы не сможете заниматься больше ничем, кроме как мучиться мыслями об этой одной задаче.
Если что-либо болтается в вашем списке более одного месяца, то либо сделайте это немедленно, либо делегируйте кому-то другому для выполнения, либо честно признайтесь самому себе, что этой задаче не суждено быть выполненной, удалите её из списка и просто двигайтесь дальше. Задачи, не отмеченные как "выполнено", сжирают очень много вашей энергии, поэтому либо выполняйте их, либо выбрасывайте к чёртовой матери, чем быстрее, тем лучше.
И последнее, но не менее важное. Запомните, что достичь идеала невозможно ни в чём и никогда. Продуктивности это тоже касается. Неважно, какое супер-пупер приложение или систему вы используете для повышения, как вы думаете, своей производительности труда. Есть множество примеров тех, кто, используя лишь листок бумаги и ручку, успевает в тысячу раз больше, чем тот, кто погряз во всевозможных средствах для "улучшения продуктивности".
Продуктивность -- делание дел, а не размышления о них.
