Налагодження умов успішного процесу залучення до підтримки проекту через онлайн інструменти Spilno

Вам відомо чому у більшості міст та муніципалітетах для прийняття рішень використовуються нові цифрові платформи?

Тому, що людина яка приймає відповідальне рішення, завжди прагне максимальної прозорості, інклюзивності та повноти відповідності рішення очікуванням.

Стосується це не тільки щоденної роботи на місцях, в муніципальній раді чи в інших адміністративних органах, але й взагалі в інтернеті.

Активні громадяни сьогодні, як правило, інформують широку громадськість про свою діяльність, свої проекти через власну сторінку у мережі Facebook, ЗМІ або через офіційні онлайн-ресурси муніципалітету: соціальні мережі, інформаційний бюлетень або веб-сайт.

Але, нажаль, все це вже недостатньо ефективні канали інформування, і не завжди вдається залучити всіх бажаючих.

Чому?

  • по-перше тому, що таких каналів інформування існує багато і неможливо розмістити інформацію на кожному з них.

  • по-друге, відсутність можливості на таких каналах відсортувати інформацію за уподобаннями дуже часто сприяє тому, що вона розчиняється в інформаційному потоці.

  • по-третє, такі канали не надають можливості сформувати постійну цільову аудиторію, яка бажає бути постійно проінформованою.

  • по-четверте, такі канали недостатньо інтерактивні.

Тому, задля того щоб максимально ефективно залучати громадян до проекту в інтернеті, потрібен новий канал де кожен отримує можливість взаємодіяти із своєю цільовою аудиторією структурованим і, що найголовніше, прозорим способом.

Таким новим комунікаційним простором, що відповідає низці сучасних умов може стати онлайн платформа Спільно, і ось чому.

Створюючи проект на платформі Спільно ви отримаєте можливість:

  1. Чітко і не двузначно сформулювати та задекларувати цілі проекту

  2. Проінформувати та надати зацікавленим всю необхідну інформацію

  3. Взаємодіяти з аудиторією, почути її відгуки, долучити до співпраці

  4. Створити надійний канал комунікацій

  5. Визначте критерії ефективності та пріоритети

  6. Фіксувати кожну домовленість, факт, зміну стану проблеми

  7. Самостійно визначити частоту інформування

Роздивимось кожну із можливостей детальніше.

Чітке формулювання

При створенні нового проекту необхідно чітко уявляти чому і чого вам хочеться досягти.

Ви повинні розробити прозорі та зрозумілі “правила гри”:

Вказати конкретне рішення. Показати аналогічні існуючі рішення. Той факт, що аналогічні проекти вже впроваджені не стануть перешкодою для вашого проекту. Навпаки вони доводять його життєздатність.

Вказати необхідний бюджет (якщо потрібно).

Оформити дорожню карту проекту, не забуваючи про можливі ризики.

Вказати як результати проекту будуть впроваджені.

Сформулюйте чітку відповідь на ці питання перед початком роботи. Ви повинні чітко уявляти, що ви можете. Формулювання може змінюватися протягом усього процесу.

Неможливо залучити громадськість до співпраці без простих і зрозумілих цілей або описаного процесу.

Проінформувати зацікавлених

Переконайтеся, що вам зрозуміло, хто саме повинен брати участь у проекті.

Підготуйте повідомлення саме до вашої цільової групи.

Дайте зрозуміти, хто є відповідальним за проект, у кого він знаходиться на контролі, кого ще необхідно залучити.

Пояснюючи це з самого початку, ви зможете посилити очікування як серед громадян, так і серед колег, державних службовців та політиків, які також хочуть чітко зрозуміти, яка їхня роль у проекті.

Користувачі платформи - активні громадяни, своїми голосами, мають визначити актуальність проекту. Вибрані дійсно мають останнє слово.

Вони контролюють дорадчий процес. Вони приймають остаточне рішення, якщо немає консенсусу із усіма заінтересованими сторонами проекту, зокрема владою.

Якщо у вас є комунікація з громадою, то ви зможете впровадити проект навіть тоді коли результат голосування ігнорується.

Використовуйте для промоції проекту насичені візуальними елементами, інфографікою.

Створюйте елементи які будуть спонукати приймати рішення швидше: годинник, шкалу часу.

Вкажіть коли можливо введення проекту в експлуатацію. Від кого це залежить?

Кому передаються результати голосування і кому?

Коли можна отримати відповідь? Коли проект буде поставлений на порядок денний керівників департаментів або міської ради?

Взаємодія з аудиторією

Переконайтеся, що в вашому процесі залучення всі знають про так званий "зворотний зв'язок".

Дайте людям зрозуміти, що вам дуже важлива їх думка.

Завжди вказуйте, що отримали їх відгук, і якщо не маєте можливості відповісти одразу, вказуйте, коли ви збираєтеся від вас можна очікувати реакцію.

Нехай ваша цільова аудиторія якомога швидше дізнається, що ви їх почули і, що відбувається з їх вкладом.

Немає взаємодії = Немає співучасті!

У меседжах які ви отримаєте від аудиторії проекту ви повинні знайти відповіді на питання:

Чи є ваша ідея зрозумілою, прийнятною або актуальною?

Чи відповідає вона очікуванням аудиторії?

Навіть якщо хтось вважає проект на життєздатним або неактуальним, нехай це буде відомо. Це допоможе вам своєчасно передбачити ризики які ви могли не помітити. Ви повинні зрозуміти, що набагато легше на стадії проектування подолати протиріччя і створити позитивний і конструктивний клімат.

Завжди інформуйте свою цільову аудиторію, коли ваш проект переходить у нову фазу.

Такі повідомлення показують ваш високий рівень відповідальності і поваги до аудиторії.

Канал комунікацій

Комунікаційна стратегія проекту має передбачати, що публікація та поширення інформації про проект - це одне, а процесс взаємодії та спілкування з аудиторією зовсім інший.

Цей процес вимагає знань і значної інвестиції часу задля налагодження каналу комунікації, інколи під кожну цільову групу окремо.

Комунікаційна стратегія дуже важливий інструмент проекту, і ви повинні розуміти, що це комплексний інструмент, який використовує виключно онлайн інструменти.

Іноді куди більш надійним каналом комунікацій виступить зустрічі мешканців працюють краще, іноді - офлайн опитування. Шукайте правильну комбінацію, і складіть план комунікації з самого початку розробки проекту.

Критерії ефективності та пріоритети

Дуже важко оцінити проект, якщо у вас відсутнє уявлення про те як оцінювати рівень та якість залученності. Критерії які показують наскільки ефективні обрані вами інструменти. Наскільки релевантні відповіді, зауваження, відгуки.

Проект повинен бути прийнятим цільовою аудиторією, а тому вам необхідно зрозуміти чи достатньо прозоро ви донесли його цілі та завдання широкому загалу.

Створюючи критерії оцінки результатів голосування, вам необхідно розуміти, як ці показники мають допомогти вам визначити, що в вашому процесі пошло не так, або навпаки. Як ви можете покращити проект, що вам необхідно змінити, щоб отримати більшу підтримку.

Інвестуйте свій час в розробку і аналіз опитувань, які ми можемо допомогти вам створити онлайн.

Історія процессу

Взаємодія в інтернеті дозволяє фіксувати кожен факт і створювати історію розробки, створення та впровадження проекту.

Але більшість процесів сьогодні будуть відбуватися в автономному режимі, в офлайні. Тому необхідно не забувати іноді створювати на сторінці проекту звіти.

Обов'язково фіксуйте свої дії на онлайн-платформі.

Щось сказали в міській раді чи в комітеті? Поділіться цією інформацією на сторінці проекту в Інтернеті!

Не можете, не встигаєте зробити все самі? Активні громадяни, волонтери, окремі інститути громадянського суспільства, експерти, консультативні ради та інші організації допоможуть вам, особливо якщо ви напишете про це на сторінці проекту на онлайн платформі.

Ця взаємодія з онлайн платформою зробить ваш проект більш інтегрованим та більш привабливим для користувачів.

Імпортуйте всі події, ідеї, факти на онлайн-платформу, щоб відвідувачі могли брати участь у дискусіях, могли голосувати або коментувати.

Така ваша активність матиме серйозний вплив на соціальну єдність, а також на якість результатів вашого проекту: люди слухають легше, коли вони в курсі всіх подій.

Частота інформування

Дуже часто может статися так, що людина для якої ви створювали публікацію просто дивилася на іншу сторону або відволіклась.

Не переймайтесь, так буває. Але як від цього застрахуватися?

Радимо вам публікувати пости майже безперервно!

Не просто звертайтеся до цільової групи на стадії запуску, а створюйте окремий інформаційний потік про ваш проект.

Ви можете розповідати про кожен окремий момент життевого циклу проекту: ідея, створення команди, суперечки, планування, консультації, опитування, аналіз результатів опитування, запуск проекту, впровадження, відгуки.

Регулярно інформуйте свою цільову аудиторію і розробляйте свою стратегію комунікацій в довгостроковій перспективі.

Не бійтеся продублюювати своє повідомлення чи заклик до дії.