Як підключити ОТГ до платформи громадської участі SPILNO?

Припустимо, що ви вже вивчили можливості платформи громадської участі "Спільно", провели консультацію з експертами або ініціативною групою, і все, що вам заважає здійснити останній шаг, це нерозуміння як безпосередньо ви можете підключити до мережі територіальну громаду до якої ви належите, або навіть керуєте.

  • Що потрібно від вас?
  • Які документи необхідно підписати?
  • Які моменти погодити?
  • Яка послідовність дій передбачена для підключення вашої громади до інструментів платформи "Спільно"?

Саме на всі ці запитання ми підготували відповідь у цьому матеріалі.

Алгоритм розгортання платформи виглядає так:

  1. Заповнюємо Анкету
  2. Погодження Меморандуму
  3. Підписання Меморандуму
  4. Погодження плану дій по впровадженню
  5. Попереднє наповнення
  6. Презентація 
  7. Тестовий період - 3 місяці
  8. Обрання подальшої форми співпраці
  9. Підписання договору (за домовленістю)
  10. Доопрацювання платформи за умовами договору (за домовленістю)

Трохи розшифруємо:

1. Заповнення Анкети

Анкета яку ми підготували створена для того щоб полегшити та прискорити процес долучення вашої територіальної громади до платформи.

Інформація яку необхідно внести в Анкету:

  1. Назва ОТГ
  2. ПІБ керівника ОТГ
  3. Реквізити ОТГ
  4. ПІБ відповідальної за впровадження особи
  5. Контактна інформація
  6. Доменне ім'я для сайту ОТГ типу OTG.SPILNO.ORG де OTG - назва вашого ОТГ латиною. (Наприклад: сайт міста Біла Церква: https://bc.spilno.org)
  7. Перелік населених пунктів які входять в ОТГ

2. Погодити до підписання проект Меморандуму

Після того як ви заповните анкету вам на електронну пошту надійде проект Меморандуму який необхідно підписати.

Меморандум може стати єдиним документом на базі якого будуть побудовані всі взаємовідносини між Адміністрацією платформи та ОТГ.

Якщо у вас виникнуть зауваження, пропозиції, зміни по Меморандуму ви можете їх надіслати для погодження на електронну пошту: info@spilno.org  

3. Підписання Меморандуму

Сторони Меморандуму у попередньо затверджені дату та місце підписання Меморандуму скріплюють його своїми підписами.

4. Погодження плану дій по впровадженню

На даному етапі погоджуються дати 

  1. Дата проведення Презентації
  2. Формат Презентації
  3. Заходи спрямовані на популяризацію інструментів платформи в ОТГ (семінари, тренінги)

5. Попереднє наповнення сайту ОТГ

Для того щоб сайт ОТГ виглядав відповідно, необхідно попередньо наповнити його контентом. Щоб сайт не був порожнім рекомендується:

  1. Зареєструвати ОТГ як організацію
  2. Зареєструвати підрозділи ОТГ які відповідають за комунікацію з населенням
  3. Долучити муніципальних співробітників до реєстрації
  4. Додати 10 новин про ОТГ
  5. Додати 10 статей про ОТГ
  6. Запропонувати зареєструватися 10-20 активним громадянам ОТГ
  7. Запропонувати зареєстрованим користувачам додати ОГС які вони представляють
  8. Запропонувати користувачам додати кілька ідей, новин, статей
  9. За бажанням можна розпочати тестовий процес Консультацій, Конкурсу, Дебатів або Тендеру, який можна буде як приклад використати на презентації

6. Презентація

Програма презентації проекту (3 години)

  1. Вступне слово голови ОТГ
  2. Вступне слово представника платформи Спільно: Розумні громади. Хмарні технології. Тенденції, тренди (20 хвилин)
  3. Презентація проекту громадської участі Spilno (20 хвилин)
  4. Презентація можливостей проекту - проблеми які можна вирішити (20 хвилин)
  5. Воркшоп “Як користуватися системою Spilno”? (60 хвилин):
    1. Як зареєструватися?
    2. Як створити сторінку організації?
    3. Як створювати пости, події, ідеї, консультації
    4. Які проблеми можна вирішити за допомогою платформи?
  6. Воркшоп “Онлайн консультації, дебати, конкурси на платформі Spilno" (60 хвилин):
    1. Як створити процес участі?
    2. Як додати пропозицію?
    3. Як ознайомитися з результатами?
  7. Ретроспектива - сесія запитань та відповідей. (30 хвилин)

Необхідний час на презентацію: 3 години 30 хвилин + 3 перерви по 10 хвилин = 4 години.

7. Тестовий період

Протягом тестового періоду керівництво ОТГ повинно обрати форму подальшої співпраці з платформою.

Платформа громадської участі дозволяє ОТГ безкоштовно створювати своє інтернет представництво на своїй базі.

Для більш зручної роботи Адміністрація платформи навіть пропонує безкоштовно створити сторінку ОТГ на якій буде відображатися вся інформація яка локально пов'язана з ОТГ. Така форма співпраці може бути постійною та у часі не обмежена.

Всі користувачі безкоштовно отримують доступ до сервісу на загальних умовах.

Якщо керівництво ОТГ вважає, що необхідно отримати преміальний канал доступу до сервісу Адміністрація може запропонувати можливість перевести ОТГ на абонентське обслуговування. Завдяки такому рішенню під ОТГ буде виділено окремий ресурс на сервері, або навіть окремий сервер, завдяки чому всі сервіси будуть гарантовано витримувати будь-які навантаження.

Вартість такого рішення корегується в залежності від кількості користувачів платформи та для кожного ОТГ розраховується окремо.

Незалежно від обраної форми обслуговування Адміністрація платформи буде докладати всі зусилля щоб всі користувачі отримували цілодобовий доступ до сервісів платформи та підтримку. 

8. Обрання форми подальшої співпраці

Після тестового періоду та погодження з ГО “Укрмедіа” дорожньої карти розвитку проекту необхідно обрати подальшу форму співпраці.

Можливі варіанти:

  1. Залишити все як є і продовжити співпрацю на загальних умовах безкоштовного використання сервісів платформи Спільно.
  2. Перехід на абонентську (преміальну) форму обслуговування.
  3. Створити на окремому домені сайт ОТГ з індивідуальним дизайном і структурою.
  4. Органічно інтегрувати існуючи сервіси сайту ОТГ з сервісами платформи Спільно.
  5. Органічно інтегрувати сервіси платформи Спільно з існуючим сайтом ОТГ.
  6. Додати необхідні сервіси платформи Спільно на сайт ОТГ.
  7. Перенести цілком сайт ОТГ на платформу Спільно.
  8. Створити окремий сайт на базі платформи Спільно на окремому сервері, як "закритий" сайт ОТГ.
  9. Створити на замовлення новий індивідуальний електронний сервіс для ОТГ.

Якщо після обрання форми співпраці виникне необхідність доопрацювати сервіси та функціонал платформи необхідно буде створити робочу групу яка підготує технічне завдання та погодить кошторис проекту.

9. Підписання договору 

Якщо всі домовленості, додатки по співпраці, кошторис та технічне завдання буде погоджено, наступними кроками будуть:

  1. Підписання довгострокової угоди з ГО “Укрмедіа” про обслуговування платформи.
  2. Ініціювання на місцевому рівні рішення або постанови ОМС про імплементацію онлайн інструментів платформи як офіційних.

10. Доопрацювання платформи за умовами договору

У тому разі якщо за умовами договору необхідно буде допрацювати функціонал платформи команда розробників додасть цей функціонал у термін вказаний за затвердженим технічним завданням. 

 

Якщо у вас виникли будь-які зауваження, пропозиції, зміни ви можете їх надіслати на електронну пошту: info@spilno.org  або зателефонувати керівнику проекту Чеславському Олегу: +38-067-502-502-2

Дивіться також